Basics onderhandelen voor horecaondernemers

Bij een onderhandeling gaan twee partijen met een verschillende mening het gesprek aan om samen tot een oplossing of akkoord te komen. De partijen:

• Hebben tegengestelde belangen;

• Zijn onderling afhankelijk van elkaar;

• Zijn bereid of genoodzaakt om samen een akkoord te sluiten;

• Hebben de bevoegdheid om te beslissen.

Onderhandelingen hebben zowel een inhoudelijk als een emotioneel aspect en gaan nooit bv. enkel over de prijs. Een belangrijk aspect van onderhandelen is dat je er samen uit wilt komen. Je wilt op lange termijn een goede relatie behouden met je gesprekspartner, bv. je leverancier. De oplossing zoek je dus best in een combinatie van beide standpunten, waar elke partij achter kan staan. 

Er bestaan 5 verschillende onderhandelingsstijlen. Je kunt ze visueel voorstellen in een grafiek met op de ene as je eigen belang en op de andere as het belang van je gesprekspartner. Iedereen heeft zelf 1 à 2 voorkeurstijlen waarnaar je grijpt zonder erbij na te denken. 

• Door te dwingen hou je geen rekening met de ander, maar soms is het nodig om je autoriteit te gebruiken.

• Door toe te geven, mee te gaan, haal je er voor jezelf niets uit, maar het kweekt wel goodwill.

• Door te vluchten of te vermijden bereik je geen van beiden iets, maar soms is het conflict niet de moeite van de confrontatie waard.

• Door compromissen te sluiten en beiden water bij de wijn te doen, los je het conflict op, maar het garandeert niet dat je er beiden het maximale hebt uitgehaald.

• Win-Win streven we allemaal na, maar de wil om samen te werken kan leiden tot besluiteloosheid.

Er is geen juiste of foute stijl. Elke stijl is nuttig en de beste onderhandelaar is een kameleon die de juiste stijl op het juiste moment gebruikt. Wanneer je nooit toegeeft, zal je niet het maximale resultaat behalen en wanneer je altijd toegeeft evenmin.  

In de praktijk is de voorbereiding van een onderhandeling enorm belangrijk. Start met de conflictbeschrijving. Waar ligt het probleem juist of waarover gaat de onderhandeling concreet? Is er een voorgeschiedenis die meespeelt in jouw voor- of nadeel? Hoe kijkt de andere partij hiernaar?

Ten tweede moet je ook je doelen stellen. Vaak hebben mensen één doel voor ogen tijdens een onderhandeling. Wij raden echter aan om drie doelen te stellen.

• Maximaal doel: het eindresultaat wanneer jij alles zou mogen bepalen. Iets wat je realistisch gezien kan vragen én onderbouwen.

• Minimaal doel: wat je minstens wilt behalen.

• Wat is je weglooppunt? Wat is je beste alternatief als je niet tot een akkoord komt met deze partij.

Hoe meer je weet over de andere partij en over de situatie, hoe sterker je staat tijdens de onderhandelingen. Zorg dat je zelf meer informatie hebt dan je gesprekspartner, bijvoorbeeld: jouw verkoopcijfers, de omzet die je maakt bij die leverancier, hoe lang je al klant bent, info over concurrenten, over collega’s, je exacte betalingsachterstand, enz.

Heb je in de voorgeschiedenis speciale verdiensten of net fouten gemaakt die je nu kunt gebruiken of moet vermijden? Heb je de wet, het reglement, het contract… aan jouw kant? Zorg dat je ook dit zeker goed weet.

Spelen er bepaalde waarden en normen? Leg die in het begin van de onderhandeling duidelijk op tafel.

Onthoud dat het feit dat de andere partij met jou aan de tafel zit het duidelijkste bewijs is dat er gesproken kan worden, en er dus een andere oplossing mogelijk is. Anders had het gesprek niet plaats moeten vinden. 

1. Leg altijd je maximale doel op tafel. Wanneer je jouw minimale doel op tafel legt, kan je er later moeilijk nog iets bijdoen. Je doel naar beneden bijstellen, kan je nog altijd.

2. Geef niet toe om sympathiek te zijn, maar geef toe omdat de andere partij een valabel punt heeft. Geef dit ook aan en zeg letterlijk “dat is een terecht punt dat je aanhaalt”.

3. Heb je één ijzersterk argument? Herhaal dan alleen dat argument. Geef je een lijst met sterke en minder krachtige argumenten? Dan gaat de andere partij het sterke argument negeren en word je op jouw zwakste argumenten gepakt.

4. De bovenhand haal je niet door het meest te praten, maar door te luisteren en de juiste vragen te stellen.

5. Vraag steeds verduidelijking en stel voldoende bijvragen: Wat bedoel je daarmee? Bedoel je dan dat…? Kan je dat concreet maken? Wat stel je dan voor als oplossing? …

Het resultaat van een onderhandeling is altijd het product van een kwalitatieve oplossing en de aanvaarding van deze oplossing door de gesprekspartners. Onderhandelen is een mix tussen toegeven en op je standpunt blijven staan.

Horeca Partners