Na ruim 2,5 jaar is de flexi-job inmiddels volledig ingeburgerd, het systeem werd dit jaar zelfs uitgebreid naar enerzijds de kleinhandel en anderzijds gepensioneerden. De kans is zeer groot dat ook u er al gretig gebruik van hebt gemaakt. Maar zoals dat gaat eens het nieuwe eraf is, verwatert vaak ook de waakzaamheid. Bij de flexi-job horen ook een aantal verplichtingen die al eens vergeten worden. Vandaar dit geheugensteuntje.
Flexi-jobbers inzetten is makkelijk en voordelig. Maar er komt ook een beetje administratie bij kijken waar u niet te lichtzinnig mag overgaan. Houdt u zich niet aan deze formaliteiten, dan is er in principe geen sprake van een flexi-job en loopt u het risico dat u alle voordelen met terugwerkende kracht zal verliezen
Raamovereenkomst
In de eerste plaats dient u voor elke flexi-jobber over een schriftelijke en door beide partijen ondertekende raamovereenkomst te beschikken. In deze overeenkomst worden de algemene voorwaarden van de flexi-job uitgelegd, staan ook de (minimum-)loonafspraken, de functiebeschrijving(en) en praktische afspraken rond de manier en de termijn waarin de flexi-jobber van een eventuele opdracht op de hoogte wordt gebracht. Zonder raamovereen-komst is er geen flexi-job!
Een raamovereenkomst is geen arbeidsovereenkomst, het document verplicht geen van beide partijen tot iets. Daarom maakt u de raamovereenkomst best meteen voor onbepaalde duur op.
Arbeidsovereenkomst
Daarnaast zal u voor elke tewerkstelling van een flexi-jobber ook een arbeidsovereenkomst moeten opmaken. Net zoals voor vaste werknemers kan die voltijds of deeltijds zijn, met een vast of variabel rooster, maar wel steeds voor bepaalde duur. Het enige verschil met gewone contracten van bepaalde duur, is dat de beperkingen voor opeenvolgende contracten niet geldt voor flexi-jobs.
De kans is groot dat u nog nooit een arbeidsovereenkomst op papier zette voor uw flexi’s. U mag namelijk zelf kiezen of u de arbeidsovereenkomst schriftelijk of mondeling opmaakt. De keuze tussen een schriftelijk en een mondeling contract heeft wel een invloed op de Dimona-aangifte die u zal moeten doen.
Dimona
Maakt u gebruik van de mondelinge arbeidsovereenkomst, dan zal u bij uw FLX-dimona moeten kiezen voor de “dagaangifte”, waarin u begin- en einduur opgeeft. Zorg er in dit geval wel voor dat u eventuele wijzigingen aan de prestaties tijdig aanpast. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor extra’s:
Het beginuur en eventuele aanpassingen aan het beginuur moet vóór aanvang van de prestaties in dimona staan.
Voor het aanpassen van het einduur geldt:
vervroegen: tot middernacht volgend op het oorspronkelijk voorziene einduur
verlaten: binnen de 8 uren na het oorspronkelijk voorziene einduur, of tot 8 uur de volgende ochtend indien dat einduur tussen 20 en 24 uur was voorzien.
Indien er helemaal geen prestaties werden geleverd: annuleren vóór middernacht.
De sanctie bij een laattijdige dimona (origineel of wijziging) is dezelfde als bij extra’s. Uw flexi-jobber wordt voor die dag niet als flexi-jobber, maar als een gewone werknemer (OTH) beschouwd. U betaalt voor die dag de normale patronale bijdragen, maar ook uw werknemer betaalt de volle pot RSZ en BV !
Hebt u gekozen voor een schriftelijk contract, wat u meestal zal doen als u uw flexi-jobber zekerheid wil geven op langere termijn (steeds per kwartaal), dan gebruikt u de FLX “periode-aangifte”. Vermits u hierin noch begin- noch einduur opgeeft, komt er in dit geval nog een vierde formaliteit bij.
Tijdsregistratie
Enkel in het geval van de schriftelijke overeenkomst en de daarbij horende periode-aangifte, zal uw flexi-jobber ook elke dag zijn prestaties moeten registreren in een elektronisch tijdsregistratiesysteem. Vergelijk het met het register dat u moet invullen voor extra’s met dagaangiften. Voor flexi’s met een dagaangifte moet u dit in principe ook doen, maar voor hen aanvaardt de RSZ de dimona-aangifte als tijdsregistratie.
Zijn één of meerdere van deze formaliteiten niet vervuld, dan kan dat zware gevolgen hebben. Uw flexi-jobber zal in eerste instantie aan de normale voorwaarden afgerekend worden. Dat zal u meestal pas op het einde van de maand merken aan uw loonkost die een pak hoger zal liggen dan verwacht en een ontevreden flexi-jobber die plots wel RSZ-bijdragen zal betalen. Bij een strenge controle of veelvuldige ingrepen of bij een klacht van de vakbond, riskeert u ook nog eens met een contract van onbepaalde duur aan baremaloon opgescheept te zitten. En dan zwijgen we nog over eventuele boetes…
Netto-overuren
Voor voltijdse flexi’s, ten slotte, kan u ook gebruik maken van de netto-overuren. In dat geval laat u ook hen elk half jaar best de bijlage over vrijwillige overuren tekenen. Doet u dat niet, dan zal u eventuele overuren nog steeds moeten melden en verantwoorden bij de inspectie.
