Digitaal is key om relevant te blijven in de Hospitality Business.
Weinig sectoren werden de voorbije jaren zo fel geteisterd als de horeca. De witte kassa, de verstrengde regelgeving, de aandacht voor duurzaam voedsel en transparante voedselketens,... Het werd er voor de de horeca-ondernemer er niet eenvoudiger op. Gelukkig hebben zowel overheid als leveranciers digitale oplossingen bedacht die grote en kleine spelers in de horeca helpen.
1. Digitaal horecaloket / E-loket horeca
Vergunningen en goedkeuringen: het is zowat het eerste waar elke startende horeca-ondernemer mee te maken krijgt. Niet alleen is het aantal vergunningen al behoorlijk hoog, de ondernemer moet ook op verschillende niveaus aan alle regels voldoen: federaal, gewestelijk, lokaal, ...
Omdat zowel de horeca als de overheidsdiensten duidelijk gebaat zijn met een vereenvoudiging van de procedures, hebben een aantal stadsbesturen horeca-specifieke online portalen, e-loketten en horeca-coaches aangesteld. En ook de Vlaamse ict-organisatie voor lokale overheden V-ICT-OR heeft werk gemaakt van een digitaal horecaloket, waarlangs de (startende) horeca-uitbater alle vergunningsaanvragen en overige administratieve verplichtingen kan regelen.
Via al die systemen worden startende ondernemers door de voor hen specifiek geldende regelingen geleid, die zij direct kunnen aanvragen of afhandelen. Het gaat om de juiste keuze en afhandeling van verzekeringen, prijsaanduidingen, muziek in de zaak, roken in de horeca, alcohol, btw-bonnen, hygiëne, Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), milieu, bedrijfsafval, uithangbord, terras, enzovoorts. Daarbij wordt gebruik gemaakt van zo veel mogelijk authentieke bronnen als de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) en het rijksregister. Daarnaast wordt voorzien in koppelingen met de digitale back-office systemen van zowel federaal, Vlaams als lokale besturen.
De stroomlijning en automatisering van dit proces zorgt er niet alleen voor dat de horeca-ondernemers meteen door alle nodige procedures worden geloodst, het levert tegelijk een grote verlichting van de administratieve last op bij de (lokale) besturen.
2. De witte kassa als driver voor efficiëntie
In België heeft de witte kassa voor een schokeffect gezorgd. De invoering van deze GKS maakt dat alle horeca-uitbaters aan een grondige professionalisering van hun kassasysteem en van hun totale beheer toe waren. Gedaan met het buikgevoel dus, tijd om alles nauwkeurig bij te houden, te berekenen en te plannen. Alleen zo kan de horeca-ondernemer ervoor zorgen dat ze met gezonde marges werken, hun personeel efficiënt benutten en ook op lange termijn een goed draaiend bedrijf overhouden.
Samen met overheidsmaatregelen op vlak van horeca personeelsbeleid zorgde dit ervoor dat digitale tools snel hun weg naar de sector vonden. In hun slipstream volgden managementtools, besteloplossingen, marketingplatformen, voedselveiligheid applicaties en boekhoudpakketten.
3. Digitale tools & apps
De digitalisering maakt het steeds gemakkelijker om de horeca-ondernemer te ondersteunen in zijn bedrijfsvoering. Ondernemers zijn ook meer online actief. De witte kassa heeft daar in de Belgische Horeca zeker aan geholpen. Nieuwe ondernemers kijken ook onbevangen naar digitale tools en incorporeren deze un hun beheer en bestuur. De inzichten die ze er uit halen, vormen een cruciaal management onderdeel.
Een horeca-specifieke digitale tool, AAPI bijvoorbeeld is een staaltje van digitale innovatie en kan je terecht beschouwen als de vlucht voorwaarts. Niet alleen zorgt het voor een volledige transparantie voor het personeelsbeheer, het helpt de horeca-ondernemer ook om hun personeel efficiënt in te plannen, de personeelskost voortdurend op te volgen - onder meer door koppeling met een automatische in- en uitcheckfunctie - én vlotter te communiceren met de werknemers. Daarenboven gebeurt heel het contractenbeheer digitaal, én is er een automatische koppeling met Dimona.
Vaak gaat een efficiënter en transparanter personeelsbeheer gepaard met een beter kostenbeheer op alle vlakken. De personeelskosten maken immers deel uit van de totaalkost per gerecht en hebben dus een rechtstreekse impact op de prijs die je moet aanrekenen. Om te berekenen welke prijs nodig is om de beoogde marge te halen, moet je ook een perfect zicht hebben op de kost van elk ingrediënt en de dosis die je van dat ingrediënt in het gerecht nodig hebt. De tool Growzer kan je bv helpen heel het F&B horeca-management in kaart te brengen. Centraal bestellen, automatisch 24h voorradbeheer, smart menu engineering en maximale kostcontrole, behoren tot Growzer’s mogelijkheden.
Als je naast je HR-administratie, People Management, F&B kosten ook nog je overheadkosten oplijst, heb je ineens een vrij volledig beeld van je uitgaven. Verzamel je al deze Business Data in AAPI, dan kan je zelf uitrekenen welke gerechten het goedkoopste zijn en welke het duurste, op welke je de grootste marge kan aanrekenen en welke impact de prijsstijging van een bepaald ingrediënt heeft op de winstgevendheid van een gerecht. Dan pas kun je echt geïnformeerde beslissingen nemen: verhoog je je prijs, gebruik je wat minder van dat dure ingrediënt of dump je het gerecht gewoon uit je aanbod?
Zo bereikt een horeca-uitbater een nooit eerder gezien niveau van professioneel beheer. Elke wijziging wordt geregistreerd, wat goed is voor de transparantie richting overheid maar ook voor het inzicht in de zaakvoering. Want een goed overzicht over de kosten en de factoren die deze kosten beïnvloeden leidt bijna vanzelf tot een beter beheer, en tot betere beslissingen.
