Een werknemer ontslaan? Vergeet niet om uw ontslag grondig te motiveren.
Sinds een vijftal jaren intussen moet u elk ontslag van een werknemer met minstens zes maanden anciënniteit motiveren. Dat wil zeggen dat u de concrete redenen voor het ontslag aan de werknemer zal moeten meedelen. Zo gek is dat niet, want wij gaan ervan uit dat u ook minstens over een grondige reden beschikt vooraleer u een dergelijke ingrijpende beslissing neemt.
Volgens de cao die de ontslagmotivering regelt is het aan de werknemer om de reden voor zijn of haar ontslag bij u op te vragen. Dat doet hij of zij met een aangetekend verzoek binnen de twee maanden na uitdiensttreding of in het geval van een opzeg binnen de zes maanden na de betekening van de opzeg, zonder evenwel de termijn van twee maanden na de uitdiensttreding te overschrijden.
Ontvangt u als werkgever zo’n brief, dan moet u eveneens binnen de twee maanden antwoorden. Ook dit antwoord moet per aangetekende brief gebeuren, hetzij via de klassieke brief, hetzij via de aangetekende e-mail. Op een andere manier reageren, met een gewone brief of mail, doet u beter niet. Recentelijk werd een werkgever nog veroordeeld tot het betalen van twee weken loon omdat hij zijn werknemer niet via de correcte weg had geantwoord.
Wilt u het risico op fouten of vergeten verkleinen, dan kan u de ontslagmotivering best spontaan vermelden in de ontslagbrief. In dat geval hoeft u ook niet meer te antwoorden op een eventuele vraag van uw werknemer. Tenminste wanneer uw motivering voldoende concreet en correct is. Dat hoeft geen uitgebreid betoog te zijn, maar met een vage vermelding als “werknemer voldoet niet meer aan de gestelde eisen”, zoals u die vroeger misschien op uw C4’s invulde, komt u al een tijdje niet meer weg. Zorg dat de omschrijving zo concreet mogelijk is, denk daarbij aan “veelvuldig te laat komen”, “werknemer deelt niet dezelfde visie over het bedrijf” of “twee slechte evaluaties”. Het spreekt voor zich dat u uw ontslagreden ook met feiten, brieven of mails moet kunnen onderbouwen als het erop aankomt. Dossieropbouw is bij ontslag nog steeds het sleutelwoord.
Nog een voordeel van het spontaan meedelen van de ontslagreden is dat u de bewijslast hiermee naar de werknemer verschuift en dat de werknemer wellicht minder snel een procedure tegen u zal instellen.
Geeft u, zelfs nadat uw werknemer u hier op de juiste manier om verzocht, geen reden op, dan riskeert u een bijkomende vergoeding van twee weken te moeten betalen. Denkt u er zich hiermee goedkoop van af te kunnen maken, dan hebt u het mis. De arbeidsrechtbank kan u nadien alsnog verplichten om met een reden voor de dag te komen. Vindt de rechter die reden “kennelijk onredelijk”, omdat u ze onvoldoende kan bewijzen of omdat ze in se weinig of niets met het gedrag of de geschiktheid van de werknemer te maken heeft, dan wacht u mogelijk nog een extra vergoeding van 3 tot 17 weken loon.
