Personeelsadministratie is vaak niet uw prioriteit en zodra het normale leven hervat zal het zeker niet het eerste zijn waar u aan denkt.
Net voor de corona-crisis uitbrak stonden er een aantal zaken op uw jaarlijkse to do-lijst waar u wellicht niet meer aan gedacht hebt. En voor u weer opstart kijkt u ook best een paar dingen na. We maken het u alvast wat eenvoudiger door de belangrijkste aandachtspunten voor u op te lijsten.
Contracten bepaalde duur
Had u vóór de corona-crisis arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur afgesloten, kijk dan zeker vóór u heropstart na of die inmiddels niet moeten verlengd worden. Bij een contractverlenging hoort ook een nieuwe dimona. Het zou te gek zijn dat u, door een vergetelheid, meteen een boete oploopt voor een niet dimona-aangegeven werknemer. Werknemers van wie een bepaalde duur contract tijdens de corona-periode wordt verlengd, blijven gewoon van tijdelijke werkloosheid genieten.
Flexi-periodes
Maakt u gebruik van periode-contracten voor uw flexi-jobs, dan zijn deze waarschijnlijk op 31 maart allemaal afgelopen. Vergeet niet om nieuwe contracten én dimona’s te maken zodra u hen terug aan het werk zet.
Studenten
Had u studenten ingepland tijdens de voorbije weken, vergeet dan niet de uren die u voor hen in dimona reserveerde te annuleren. Kijk ook goed na of u voor alle studenten die in de nabije toekomst bij u beginnen over een ondertekende studentenovereenkomst beschikt. Anders zou u alle voordelen van een studentencontract wel eens kunnen mislopen.
Net voor de crisis beslsite de RSZ ook dat u voortaan als werkgever moeten kunnen aantonen dat de student effectief student is. U zal dus minstens een bewijs van inschrijving moeten vragen van een (hoge-)school of universiteit voor het lopende school- of academiejaar. De werkgever moet deze gegevens niet spontaan aan de RSZ bezorgen, maar ze ter beschikking hebben indien hij erom gevraagd wordt.
Uurroosters
Niemand kan voorspellen hoe uw klanten zullen reageren op het einde van de corona-crisis. Gaat u veel meer werk hebben, of net minder? Past u uw openingsuren- of dagen tijdelijk aan? Dat zou wel eens een impact kunnen hebben op uw uurroosters. Werkt u met variabele uurroosters, zorg er dan zeker voor dat u ze minstens vijf dagen vooraf aan uw personeel kenbaar maakt. Dat kan via mail, whatsapp, een online planningstool,… Hebben uw werknemers een vast uurrooster in hun arbeidsovereenkomst staan waarvan u tijdelijk gaat afwijken, vergeet dan niet om hiervoor een tijdelijke bijlage op te maken. Bovendien mag u enkel uurroosters toepassen die reeds in uw arbeidsreglement vermeld staan. Misschien zal u dus ook hier een bijlage voor moeten opmaken.
Bijlage netto overuren
Laat u uw voltijders met netto overuren werken, dan moet u hen elke zes maanden een bijlage laten ondertekenen. Hebt u dit op 1 januari gedaan, vergeet die dan niet te laten verlengen op 1 juli.
Sociale balans en trillium
In maart ontving u van uw sociaal secretariaat uw sociale balans voor het voorbije boekjaar. De sociale balans bevat een aantal cijfergegevens over uw tewerkstelling. U moet zelf nog wel een aantal gegevens aanvullen waarover uw sociaal secretariaat niet beschikt. Daarna moet u uw sociale balans binnen de 30 dagen na goedkeuring van de jaarrekening en uiterlijk binnen de zeven maanden na afsluiting van het boekjaar neerleggen bij de Nationale Bank. U bent ook verplicht uw sociale balans uit te hangen op de plaats waar uw werknemers het arbeidsreglement kunnen raadplegen.
Tussen 1 februari en 10 maart ontving u eveneens, van de RSZ deze keer, het document “Trillium”. Waarschijnlijk kreeg u dit in uw eBox. Trillium is het jaarlijkse overzicht van alle RSZ-kortingen die u genoot tussen 1 oktober en 30 september. Ook dit overzicht moet u op dezelfde plek uithangen.
Verslag interne dienst
Tegen 31 maart moest het jaarverslag van uw interne dienst klaar zijn. Het jaarverslag bevat alle gegevens van het afgelopen jaar (2019) over de veiligheid en gezondheid van de werknemers van uw onderneming. Denk daarbij aan uw arbeidsongevallenstatistieken, eventuele preventieve maatregelen die u nam, maar ook informatie over uw Externe Dienst en algemene cijfergegevens over o.m. het aantal gepresteerde arbeidsuren die u terugvindt in uw sociale balans. Zelfs kleinere werkgevers moeten dit verslag opmaken. Uw externe dienst kan u hierbij helpen. U hoeft dit verslag niet op te sturen, maar ter beschikking te houden voor een eventuele controle van de bevoegde inspectiediensten.
Audit
Wilt u uw volledige personeelsadministratie eens aan een grondig nazicht onderwerpen, dan biedt Horecafocus u zijn unieke audit-formule aan. Na een doorlichting ter plaatse maken wij een analyse van alle verbeterpunten en risico’s en stellen we samen met u een actieplan op om die aan te pakken. Meer weten? Mail ons via info@horecafocus.be
