Time management voor horecaondernemers

Voor wie een horecazaak runt zijn overuren kloppen en ellenlange to-do lijstjes vaak dagelijkse kost. Heb jij soms ook het gevoel dat je niet alles georganiseerd krijgt? Zou je graag wat extra uurtjes in een dag hebben? Deze basics rond time en selfmanagement helpen je om jouw beschikbare tijd efficiënt en effectief te gebruiken zodat je kwaliteitsvol werk kunt blijven leveren. Je zal zien dat je er tijd én geld mee bespaart. 

Een belangrijk element van goed time en self management is je eigen batterij. Je hebt een bepaalde hoeveelheid energie, maar deze geraakt natuurlijk soms op. Time en selfmanagement gaat dus niet alleen over het beheer van je tijd, maar ook over het beheer van je energie. Je eigen batterij zo goed mogelijk gebruiken en je energieniveau bewaken doe je door effectiviteit en efficiëntie te combineren.

Effectiviteit betekent de juiste dingen doen. Horecaondernemers doen dingen vaak uit gewoonte, maar stellen dit niet altijd in vraag. Vraag jezelf af of een bepaalde taak wel nuttig is of dat je misschien beter je tijd spendeert aan iets anders.

Efficiëntie is dan weer de dingen op de juiste manier doen. Zorg dat je er zo weinig mogelijk tijd moet instoppen, zo weinig mogelijk fouten maakt en gebruik hulpmiddelen als deze er zijn.

Wat de juiste dingen zijn, is afhankelijk van je persoonlijke doelstellingen en je doelstellingen op ondernemersvlak. Tijd heb je nooit, tijd maak je voor dingen die je nuttig of belangrijk vindt. Je beslist zelf of je ergens al dan niet tijd voor maakt. 

Om te beslissen of je voor een bepaalde taak tijd gaat vrijmaken, kan je rekening houden met de cirkels van impact. 

• Cirkel van controle: dingen die je zelf kunt beslissen en die je 100% zelf onder controle hebt.

• Cirkel van invloed: dingen die je niet helemaal onder controle hebt, maar die je wel kunt beïnvloeden of waar je een impact op hebt.

• Cirkel van onmacht: dingen die op je afkomen en waar je weinig of geen controle over hebt.

Het belangrijkste verschil tussen de invloedcirkel en de onmachtscirkel is dat als iets in de zone van onmacht ligt, je er ook geen energie in mag stoppen. Het heeft geen zin om te zeuren of je druk te maken in zaken waar je geen invloed op hebt. Kan je er toch iets aan veranderen? Dan zit het in de zone van invloed. 

Een hulpmiddel om te bepalen waar je tijd aan gaat besteden en hoeveel is de Eisenhower-methode. Deze matrix toont op de verticale as de mate van belangrijkheid (hoeveel helpt het mij om mijn doelstellingen te bereiken?) en op de horizontale as hoe dringend iets is (hoe dicht bij de deadline zitten we?). Zo kan je taken onderverdelen in 4 verschillende types. 

• A taken zijn heel dringend en heel belangrijk om je doelstelling(en) te behalen. Je moet ze zelf doen en je moet ze onmiddellijk doen. Je kunt ze niet delegeren en niet uitstellen.

• B taken zijn taken die even belangrijk zijn, maar minder dringend. Het zijn taken waar je tijd voor gaat maken en die je gaat inplannen. Je gaat je best ook afzonderen (zodat je minder storingen hebt van gasten, personeel…)

• C taken zijn minder belangrijk, maar wel dringend. Ze helpen je niet ongelofelijk veel om je doelstelling(en) te bereiken, maar ze zijn wel dringend. Deze taken probeer je te groeperen, bv. 3 momenten per dag om je mails te lezen. Je kunt deze taken ook delegeren aan je medewerkers. Als je het zelf moet doen, ga je er zo weinig mogelijk tijd aan besteden en ga je geen perfectie nastreven.

• D taken zijn minder belangrijk en minder dringend. Dit zijn taken voor als je eens tijd hebt. 

Bokaal met keien en zand

Bekijk je taken zoals een bokaal die je vult met keien en zand. Vul je de bokaal eerst met zand, dan blijft er geen ruimte meer over voor de keien. Begin dus steeds eerst met de grote keien (grote, belangrijke taken). Dan kan je er kleine keitjes (middelgrote taken, minder belangrijke taken) bij leggen en tenslotte kan je opvullen met zand (de kleinere taakjes).

Parkinsonprincipe

Hoe meer tijd je hebt, hoe meer tijd je gebruikt. Is een taak belangrijk genoeg? Dan ga je er veel tijd voor uittrekken. Is het niet belangrijk? Geef jezelf dan ook kortere tijdslimiet om de taak af te ronden. Deadlines kunnen wonderen doen om er niet té veel tijd aan te spenderen.

Deadlines respecteren

Als je het moeilijk vindt om je aan deadlines te houden die je voor jezelf stelt, is het nuttig om deze ook aan iemand anders te communiceren. Dit zorgt voor externe druk om de deadlines te respecteren.

Bioritme en concentratiecurve

Hou rekening met wie je bent als persoon. Ben je een ochtend- of een avondmens? Hou rekening met je bioritme en concentratiecurve om concentratietaken op bureau te plannen. Heel belangrijk hierbij is om regelmatig een pauze te nemen. Ga even iets anders doen zodat je nadien weer geconcentreerd kan verder werken aan de taak waar je mee bezig was.

Energie opladen

Je energie opladen is belangrijk om alles te kunnen blijven geven wanneer het moet. Wat geeft jou rust? Wat geeft jou energie? Dit is natuurlijk heel persoonlijk. Wat wel bewezen is, is dat een gezonde levensstijl meer energie geeft op (middel)lange termijn.

Ruim je bureau en hoofd op

Onafgewerkte dingen of “losse eindjes” zorgen vaak voor stress. Overloop alles eens op het einde van de dag of week en bekijk ook de komende dag of de komende week. Doe ook steeds met je medewerkers een korte babbel voor of na de shift.

Pomodoro techniek

Bij de Pomodoro techniek ga je steeds 25 minuten geconcentreerd werken en 5 minuten pauzeren. Terwijl je werkt schakel je alle afleiders uit. Deze techniek werkt natuurlijk niet in volle service, maar wel voor bureauwerk. 

Een cruciale vraag die je steeds moet stellen om met time management om te gaan: Moet ik dit nu doen? Afhankelijk van waar je de klemtoon legt ga je beslissen: Moet ik dit nu doen? Of heb ik andere alternatieven?

• Moet ik dit nu doen?

• Moet ik dit nu doen?

• Moet ik dit nu doen?

• Moet ik dit nu doen?

Horeca Partners