Administratie: je kan niet met en je kan niet zonder.

Ook horeca ondernemers mogen het belang van backoffice- en administratieve taken niet minimaliseren. Deze functionele taken binnen de onderneming mogen dan wel geen inkomsten genereren of niet klantgericht zijn (vandaar de term "backoffice"), maar ze als bijzaak afdoen is zeker niet raadzaam. Integendeel, ze zijn cruciaal voor het voortbestaan van elk bedrijf en vormen de hoeksteen of het fundament van uw onderneming.

De backoffice is als het hoofdingrediënt in uw favoriete recept. Zonder dat smaakt het gerecht gewoon niet goed. Het is het anker dat het schip op zijn plaats houdt, de hub van het wiel, de ruggengraat van het lichaam, enz. We kunnen doorgaan, maar het punt is: een bedrijf kan niet overleven zonder een goed gestructureerde efficiënte backoffice .

Een slecht beheerd of niet-bestaand modern horecakantoor zorgt voor inefficiëntie, problemen die duur zijn om op te lossen, juridische consequenties of in het ergste geval een faillissement.

Voor de meeste horecazaken is efficiëntie en rendabiliteit in de backoffice moeilijk te bereiken. Voor de meeste horeca ondernemers is het dan ook een noodzakelijk kwaad waarvoor eigenlijk weinig belangstelling is. Om nog maar te zwijgen over de eigenaars die deze taken liever negeren of weg wensen. Budgettaire beperkingen om iemand in dienst te nemen met de nodige kennis van zaken leiden er vaak toe dat de eigenaar vele uren besteedt aan (het leren van) werk dat hij eigenlijk niet eens leuk vindt. Of misschien realiseert die uitbater zich niet eens wat er in de backoffice moet gebeuren.

De horeca ondernemer die wel de nodige kennis heeft in deze zaken, kan dan weer moeite hebben om de "niemand anders kan het zoals ik dat kan" -mentaliteit te overwinnen. Dat gaat dan meestal ook weer ten koste van zijn (al zo zeldzame) vrije tijd.

De grote horecabedrijven staan dan misschien niet precies voor dezelfde uitdagingen, maar dat betekent niet dat ze geen backoffice-problemen hebben. Het uitbouwen van een administratief team met de nodige skills, kennis en ervaring kost dan ook jaarlijks handen vol geld. Die extra overheadkost op zich legt dan weer een veel grotere druk op de rendabiliteit van de ganse organisatie.

Grootte kan een factor zijn, maar er is ook een strategisch element dat bepaald wordt door het concept en filosofie van de ondernemer. Hoewel het belangrijk is om de backoffice-aanpak aan te passen op basis van de grootte en het strategisch plan van de onderneming, hoeft het wiel niet opnieuw te worden uitgevonden. Zeker niet als het gaat om standaardprocessen en -procedures die centraal staan in zowat elk efficiënt gerund bedrijf .

Een goed gestructureerde Backoffice houdt een zaak op orde, laat ze groeien, helpt het risico’s in kaart te brengen en vermindert uiteindelijk de kosten – wat op zich de winst verhoogt.

Ben je geen administratief wonder? Sta je liever op de werkvloer tussen de klanten? Schuif je die taken altijd maar voor je uit?

Ons Backoffice team staat klaar om uw administratieve taken gedeeltelijk of geheel van u over te nemen. Wil je graag weten hoe dat werkt? Neem even contact op en we vertellen je er graag alles over.

IB Horeca Consulting