Hoewel het alweer 4 jaar geleden is dat de witte kassa werd ingevoerd om ongeregistreerde inkomsten in de horeca te verdrijven, bleek volgens cijfers van het FOD dat in 2019 26% van de horecazaken de witte kassa nog niet op de juiste manier had geïmplementeerd.
Opent u in 2020 een nieuwe horecazaak en wilt u weten of u een witte kassa moet installeren, of zit u al een tijdje in het vak maar twijfelt u nog of het nodig is? We beantwoorden de drie meest gestelde vragen over dit stukje kassa technologie.
1. Waarom is de witte kassa ingevoerd?
De witte kassa is een systeem wat ervoor moet zorgen dat horecazaken volgens de fiscale regels werken. De overheid kan met behulp van een zwarte doos op een witte kassa beter controles uitvoeren over de verkoop en omzet van een onderneming, en hoopt zo belastingfraude te voorkomen.
2. Wat is het verschil tussen de zwarte doos en de witte kassa?
Witte kassa verwijst naar een kassa die alle handelingen registreert, en is een GKS. Een zwarte doos is een fiscale controle module die wordt gekoppeld aan een witte kassa. In de fiscale module zit een Vat Signing Card (VSC) - of smartcard - die data opslaat. Alle transacties die zijn opgeslagen in de zwarte doos zijn onuitwisbaar, zodat de fiscus efficiënt controles uit kan voeren.
Alle onderdelen zijn met elkaar verbonden: de GKS, de controlemodule (zwarte doos), en de VSC.
3. Vanaf wanneer ben je verplicht om dit systeem te installeren?
De witte kassa is sinds 1 juli 2016 verplicht in iedere Belgische zaak waarvan €25.000 of meer van de omzet uit maaltijden (excl. drank en btw) komt. Zodra u deze drempel heeft overschreden moet u de GKS in gebruik nemen, ook als u weer onder de €25.000 zakt.
Deze verplichting geldt voor zaken waar maaltijden worden verbruikt en traiteurs die regelmatig catering diensten verrichten. De hoofdactiviteit van de onderneming speelt verder geen rol, dus de verplichting geldt ook voor bijvoorbeeld concept stores, bakkers, traiteurs, koffiezaken en modezaken die ter plekke maaltijden serveren.
Zaken die minder dan €25.000 omzet per kalenderjaar draaien zijn niet verplicht tot een GKS. Deze ondernemingen moeten wel een btw-ontvangstbewijs uitreiken voor alle genuttigde maaltijden en dranken. Zaken dienen daarnaast jaarlijks in te schatten of ze de 25.000 euro grens gaan overschrijden.
De overheid is niet de enige die voordeel haalt uit een witte kassa. Een duidelijk overzicht van wat uw omzet is en waar deze vandaan komt, zorgt ervoor dat u beter weet hoe uw onderneming ervoor staat en wat u kunt doen om het te verbeteren.
Bent u niet verplicht om een witte kassa te installeren? Dan kan het alsnog meerwaarde hebben om te kiezen voor een modern kassasysteem dat u helpt bij het verzamelen van data in uw onderneming, waardoor u het maximale uit uw zaak kunt halen!
