Voor wie een horecazaak runt zijn overuren kloppen en ellenlange to-do lijstjes vaak dagelijkse kost. De basics rond time en selfmanagement helpen je om jouw beschikbare tijd als horecaondernemer efficiënt en effectief te gebruiken. Daarnaast zijn er ook heel wat hulpmiddelen die je kunt inzetten op het gebied van administratie en beheer. We reiken graag een aantal tools aan die je kunt gebruiken om makkelijker en efficiënter te werken.
E-mail management
Het continu checken en beantwoorden van je mail is behoorlijk hinderlijk voor je focus en productiviteit. Wat betreft time management en e-mail management zijn er dus enkele basisregels:
• Pik per dag 3 à 4 momenten om je e-mails te checken. Zet je mailbox voor de resterende tijd offline.
• Start met nieuwe gewoontes en een lege inbox: maak een nieuwe map ‘ooit’ waarnaar je alle oudere e-mails verplaatst.
• Lees altijd eerst de meest recente e-mail.
• Als je een e-mail leest, moet je er onmiddellijk iets mee doen:
o Wissen of doorsturen
o Beantwoorden als het snel kan
o Ongelezen zetten als het wat langer duurt of je er even moet over nadenken
o Naar je agenda slepen als het meer dan 15 minuten duurt om te antwoorden
Als je een e-mail uitstuurt, begin dan eerst met de bijlage toe te voegen. Schrijf vervolgens je e-mail en je onderwerp en kies pas als laatste de geadresseerde(n). Zo vermijd je ‘oeps-mailtjes’ achteraf.
Laat de computer het werk doen
Correct online aanwezig zijn
Zijn je openingsuren niet correct weergegeven op Google Mijn Bedrijf? Staat je telefoonnummer niet correct online? Is je menu niet zichtbaar op je website? Kunnen mensen online geen reservatie maken? Dan krijg je uiteraard meer mails, meer telefoons en word je vaker gestoord. Door correct online aanwezig te zijn, zowel met je eigen website als op Google Mijn Bedrijf, zal je al heel wat tijdswinst behalen.
Online reservatietool
Een online reservatietool is een tool waar je als uitbater niet moet in tussenkomen. Heb je dit als restaurant, brasserie, hotel, vakantiewoning, B&B, camping… niet? Dan verspil je heel wat tijd en energie aan het bevestigen van reservaties en loop je ongetwijfeld klanten mis.
Enkele voorbeelden: Cubilis – Resengo – Tablemanager
Software voor personeelsplanning en -administratie
Op het vlak van personeel zijn er heel wat softwares die kunnen helpen bij de planning en administratie. Je geeft bijvoorbeeld aan hoeveel omzet je verwacht met x aantal kelners of keukenmedewerkers en de software maakt op basis daarvan een uurrooster op.
Enkele voorbeelden: AAPI - Book’u – Shiftbase – Dyflexis
Bestelsysteem
Je kan kelners met een handheld bestellingen laten opnemen, of je kunt het de gasten zelf laten doen met hun eigen smartphone of via tablets in de zaak. Er bestaan al verschillende geautomatiseerde orderflow en kitchendisplay systemen die je kunnen helpen met arbeidsbesparing en tijdsefficiëntie. Bestellingen komen meteen in de keuken terecht en de communicatie tussen zaal- en keukenpersoneel verloopt vlotter.
Enkele voorbeelden: Jamezz – WhyWaitt
Sterk kassasysteem
Investeer in een sterk kassasysteem waarmee je analyses en prognoses kunt maken.
Online betalen
Zorg dat je zoveel mogelijk cashless ontvangt, via kaart of contactloze betalingen. Het is niet alleen veiliger, je bespaart er ook weer tijd mee doordat je bijvoorbeeld je kassa niet handmatig moet tellen.
Bestel- en voorraadsoftware, software kostprijsberekening en menu-engineering
Er bestaat tegenwoordig ook software die je helpt bij het volledige management van je horecazaak. Zowel voor bestellingen en voorraden, menu-engineering als kostprijsberekening en die zeer nuttig en zinvol zijn om te gebruiken.
Als logiesuitbater ga je waarschijnlijk gebruik willen maken van een channel manager en revenue management systeem. Een channel manager kan één kamer sluiten op alle verschillende websites waarop deze kamer staat. Een revenue management software gaat suggesties geven om je prijszetting te optimaliseren.
Je krijgt meer en meer reviews te verwerken via verschillende platformen en kanalen. Er bestaat software die deze reviews verzamelt op één plaats, zodat je ze makkelijk kan monitoren en beantwoorden. Voorlopig worden ze voornamelijk gebruikt voor hotellerie en zijn ze nog behoorlijk duur.
Enkele voorbeelden: Olery – ReviewPro – Reputize
Online boekhoudpakket
Quasi alle leveranciers kunnen vandaag de dag facturen online doorsturen die rechtstreeks door een online boekhoudpakket worden ingelezen. Ze worden meteen bij de juiste kostenpost ingeboekt en je kan er allerlei informatie bijhouden. Het bespaart je heel wat tijd en werk, en vaak ook kosten voor de boekhouder.
Enkele voorbeelden: Exact – Yuki – ClearFacts
*De lijst met voorbeelden is absoluut niet volledig en dient louter ter inspiratie.
