U bent er al een tijdje niet meer mee bezig geweest, een kleine heropfrissing lijkt dus wel op zijn plaats. Wat moet u zeker nog even nakijken voor u heropstart?
In de eerste plaats zijn er de documenten die u bij elke sociale inspectie moet kunnen voorleggen:
het arbeidsreglement
de essentiële contracten en bijlagen (deeltijdse arbeidsovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur, studentenovereenkomsten)
de raamovereenkomsten voor uw flexi-jobbers
Meestal houdt u deze gegevens bij in kaft. Controleer of de inhoud nog steeds up to date is of vul aan. Sinds enkele jaren mag u deze gegevens ook digitaal ter beschikking stellen, bijvoorbeeld via Dropbox of Google Docx. Dit verkleint alvast het risico op verlies.
Waar moet u zeker nog aan denken?
Hebt u contracten van bepaalde duur die binnenkort aflopen of reeds afgelopen zijn, zorg dan tijdig voor een verlenging.
Vergeet de dimona’s niet voor deze contracten van bepaalde duur, uw nieuwe werknemers en voor uw studenten, flexi’s, extra’s. Een vergeten of laattijdige dimona staat meteen garant voor een fikse boete.
Hebt u nieuwe uurroosters opgemaakt voor de heropening, al is het maar tijdelijk, vergeet deze dan niet als bijlage bij uw arbeidsreglement te voegen.
Zijn alle uurroosters duidelijk en traceerbaar gecommuniceerd naar uw werknemers? Het zou kunnen dat bepaalde werknemers na al die tijd niet meer komen opdagen. Om op een correcte manier een einde te kunnen stellen aan hun contract, is het belangrijk om te kunnen aantonen dat ze hun uurrooster hebben ontvangen.
Gaat u meteen netto overuren moeten inzetten voor uw voltijders, denk dan aan de bijlage vrijwillige overuren.
Hebt u alle wijzigingen doorgegeven aan uw dossierbeheerder? Denk aan adreswijzigingen, wijzigingen in de gezinssituatie, functie of loon. Om een correcte loonbrief te kunnen afleveren moet uw sociaal bureau over de juiste gegevens beschikken. Hiervoor heeft u nog tot het einde van de maand.
Om 100% in regel te zijn dienen ook de volgende documenten aanwezig te zijn op de plaats waar uw arbeidsreglement te beschikking ligt van uw werknemers:
Trillium. Dit overzicht met de RSZ-kortingen van het voorbije jaar ontving u in februari in uw eBox of per post van de RSZ.
Sociale balans. Dit document ontving u in maart van uw sociaal bureau. Het bevat een aantal statistische gegevens over uw personeelsbestand waarop u zelf nog een aantal zaken zoals opleidingsgegevens moet aanvullen. Het document moet neergelegd worden bij de nationale bank.
Jaarverslag interne dienst. Dit document bevat o.a. gegevens over de arbeidsongevallen van het voorbije jaar, maar ook een risico-analyse over veiligheid en gezondheid en de maatregelen die daarvoor worden genomen, bijvoorbeeld in tijden van corona.
