Protesteer op tijd een onterechte factuur om problemen te voorkomen
Inleidend
Indien u niet akkoord bent met een factuur is het allerminst voldoende om deze gewoonweg niet te betalen.
Het is van belang om onterechte facturen tijdig en gemotiveerd te protesteren.
Indien u als ondernemer een factuur ontvangt waarmee u niet akkoord bent, dient u deze factuur zo snel mogelijk én schriftelijk te protesteren. In het handelsverkeer wordt een factuur immers als aanvaard beschouwd wanneer ze niet tijdig werd geprotesteerd.
Wettelijke basis
De wettelijke basis van voormelde regel vinden we in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel 8.11 §4 B.W. stelt dat een door een onderneming aanvaarde of niet binnen een redelijke termijn betwiste factuur behoudens tegenbewijs tegen deze onderneming het bewijs oplevert van de aangevoerde rechtshandeling.
Kortom, indien een factuur niet tijdig wordt geprotesteerd vormt deze een bewijs, waarbij de bewijslast zal verschuiven naar de geadresseerde van de factuur.
Termijn
U moet een factuur dus altijd binnen een redelijke termijn na ontvangst protesteren. Hoe sneller u dat doet, hoe beter.
Wat wordt verstaan onder redelijke termijn is afhankelijk van de concrete situatie. Hoe complexer de factuur en hoe meer nazicht u nodig hebt, hoe langer u tijd heeft om te reageren.
U dient trouwens ook rekening te houden met de algemene voorwaarden waarin soms in een bepaalde termijn wordt voorzien waarbinnen een factuur geprotesteerd dient te worden.
Tot slot
Niet enkel een factuur dient tijdig te worden geprotesteerd. Aangezien bewijs tussen ondernemingen met alle middelen van recht kan worden geleverd, geldt dit ook voor alle briefwisseling zoals brieven van klanten (vb. een klacht) en leveranciers indien u het niet eens bent met de inhoud.
Een mondeling protest (vb. via telefoon) valt af te raden. Protesteer een factuur met een aangetekende brief of via e-mail zodat u over een bewijs beschikt. Wie beweert een factuur betwist te hebben moet daar immers het bewijs van leveren.
Het volstaat niet om de factuur of brief gewoonweg terug te sturen met de vermelding “protest”. U dient in uw protestschrijven duidelijk aan te geven waarom u niet akkoord bent met de factuur (vb. de prijs is te hoog, u ontvangt een factuur die niet voor u bestemd is, u bent niet tevreden met de geleverde prestaties,…).
